Sabes que algo anda mal. Demasiados procesos son manuales, se encuentran aislados en hojas de cálculo de Excel o quedan difíciles de completar en el software actual de tu empresa. Te das cuenta de que tu equipo desperdicia horas costosas, abundan errores y falta de comunicación, y se pierden inventario y oportunidades. Además de eso, entiendes que existe una oportunidad para obtener mejores datos para tomar decisiones más claras e informadas, y tienes el presentimiento de que algún tipo de recomendación proporcionada por la IA podría ayudarte a mejor administrar tu departamento.
En resumen, has identificado la necesidad de una transformación digital. Pero si bien esta frase puede incitar a una inversión entusiasta, es decididamente vaga y extensa. Con razón, algo está roto. Algo sí se puede mejorar drásticamente para apoyar el éxito de tu equipo y aumentar la rentabilidad. Pero ¿qué es?
Repasemos algunos pasos que pueden ayudarte a pasar de la conciencia general de una necesidad hasta tener un proyecto bien definido que puedas defender internamente y para el que puedas presupuestar tiempo y dinero.
Formular el espacio del problema
Sí, hay una necesidad de mejora, de transformación en tu empresa, pero no podrás cambiar todo de la noche a la mañana. Más importante aún, es difícil cambiar lo que no se entiende, y para empezar a entender, debes establecer parámetros en torno al proyecto. Aquí hay algunas preguntas que te ayudarán a poner límites al proceso de descubrimiento:
- ¿En qué áreas del negocio parece haber más ineficiencias, desperdicio u oportunidades para aumentar la rentabilidad?
- ¿Qué partes de nuestra operación tienen el mayor impacto en el resultado final de la empresa?
- ¿Dónde hay mucho trabajo repetitivo, procesos manuales o software ineficiente (pero costoso)?
- ¿Qué departamentos tienen actualmente el presupuesto para un proyecto de transformación?
- ¿Qué procesos, si no se realizan con precisión o a tiempo, tienen el mayor impacto negativo en el negocio o representan el mayor riesgo?
- ¿Dónde existe la mayor falta de visibilidad, la que se necesita para que la gerencia tome decisiones?
- ¿Qué está impidiendo ahora las iniciativas estratégicas de crecimiento más claves?
Cuando tengas respuestas a preguntas como estas, podrás abordar con confianza el espacio del problema. Podría representar un proyecto rápido o una iniciativa estratégica de varios años, pero de cualquier manera, debería proveer claridad sobre qué problemas investigar más a fondo:
- Nuestro ERP es difícil de usar y costoso. No es compatible con los procesos únicos de nuestro equipo y es difícil de integrar con los flujos de trabajo de nuestros departamentos más significativos.
- Nuestro equipo de exportación mantiene registros manuales de sus actividades principales, lo que dificulta el seguimiento de pedidos, fechas de envío y materiales.
- El seguimiento inconsistente dificulta mantenerse al día con el mantenimiento de maquinaria costosa que permite que queden operativas nuestras líneas de producción.
- Tenemos poca visibilidad de la calidad del cumplimiento de tareas de nuestra fuerza laboral distribuida y necesitamos estar más conscientes de su desempeño.
- Nuestro entendimiento del posicionamiento de los competidores es limitado, lo que dificulta diferenciar nuestra marca con los clientes y negociar con los distribuidores.
Entiende la situación actual en detalle
Una vez que hayas identificado la área de tus operaciones en la que te vas a enfocar, el siguiente paso es profundizar tu conocimiento del espacio tal como existe actualmente. Es casi imposible resolver un problema que no se comprende bien. La investigación contextual, o hacer preguntas y observar a los empleados en sus flujos de trabajo relacionados, es un excelente modo de recoger esta información. Profundiza en preguntas como éstas (informadas por la metodología Jobs To Be Done, o “trabajos por hacer”):
- ¿Qué departamentos y interesados se ven afectados por este espacio de problema, directa e indirectamente?
- ¿Quiénes se involucran en el proceso actual? ¿Cuáles son sus responsabilidades y procesos actuales?
- ¿Qué recursos se disponen actualmente (conocimiento, herramientas, software)?
- ¿Qué funciona bien actualmente y qué les obstaculiza (puntos débiles)?
- ¿Qué soluciones alternativas han tenido que crear los empleados para cumplir sus tareas? ¿Por qué? ¿Qué tan efectivas son?
Sigue estas consultas iniciales con preguntas aclaratorias y curiosidad para descubrir capas adicionales del espacio problemático.
Prioriza y define lo ideal
¡Bien hecho! En los primeros dos pasos, has puesto límites al problema a resolver y has invertido el tiempo para entender los detalles del espacio. Ya es el momento de priorizar y empezar a detallar lo que se necesita para resolver el problema. Al priorizar, puedes pensar en preguntas como:
- ¿Hay alguna dependencia? ¿Existe alguna parte del problema que se deba resolver primero antes de poder seguir con lo demás?
- ¿Qué parte del proyecto tiene más probabilidad de producir el mayor ROI? ¿Qué reducirá más gastos u optimizará la mayor cantidad de oportunidades?
- ¿Existe alguna restricción que requerirá que partes de la solución se implementen más tarde que otras?
- ¿Dónde quedan bloqueados los usuarios hoy? ¿Cuál es la solución mínima necesaria para que se desbloqueen?
La priorización y la definición pueden ocurrir en paralelo, complementándose entre sí para llevarte a niveles crecientes de detalle y claridad, y en última instancia, se deben expresar en forma de requisitos claros de funcionalidades con una priorización asociada. Sin embargo, el aprendizaje no termina aquí. A medida que el proyecto continúa, es importante mantener la curiosidad y la intencionalidad en cuanto al descubrimiento y la flexibilidad para adaptar las definiciones y prioridades, como lo hacemos en nuestro proceso Ágil, pero estos tres pasos son un gran comienzo, con la intención de permitirte buscar proveedores con una lista específica de requisitos.
Hemos hablado con varias empresas que saben que ocupan automatizar mejor sus procesos, que desean aprovechar de los análisis y recomendaciones impulsados por la IA, y que quieren simplificar su pila de software existente con software más utilizable para sus equipos, pero se encuentran en una posición similar de no saber por dónde empezar o cómo definir qué pedir a los proveedores de software. Recientemente hemos desarrollado nuestros servicios de descubrimiento para ayudar a las empresas a dar el primer paso hacia el entendimiento de su espacio de problema y la definición de requisitos a través de la investigación de usuarios disciplinada. Comunícate hoy; ¡nos encantaría ayudarte en el camino!
