En tu empresa, cada miembro del equipo ha sido contratado a través de un proceso meticuloso. La formación de equipos requiere gran atención a la hora de redactar una descripción detallada del puesto, seleccionar y entrevistar a los candidatos para encontrar a las personas cuya experiencia y habilidades se ajusten mejor a las responsabilidades del puesto, y proporcionar una incorporación y capacitación que permitan que cada nuevo empleado tenga éxito.
¿Por qué no invertimos tanta atención en darles las herramientas de software que necesitan para hacer su trabajo de manera eficiente y con excelencia? ¿O es que estamos invirtiendo la atención en las cosas equivocadas?
Entre los desafíos más frecuentes que escuchamos de los departamentos de TI empresariales es la falta de adopción de las herramientas en las que han invertido cantidades significativas de tiempo, energía y dinero. En algunos casos, el equipo puede haber creado software personalizado o dashboards personalizados basados en requisitos que no tuvieron en cuenta los objetivos de los miembros del equipo, por lo que los productos terminan con una baja adopción simplemente porque no son útiles. En otros casos, el software que los equipos de TI compran puede cumplir con todos los requisitos, pero la lista de requisitos está incompleta, dejando a los usuarios a buscar formas de evitar sus obstáculos a través del registro manual, hojas de cálculo u otras herramientas, lo que lleva a una falta de visibilidad a estos procesos.
La clave para una transformación digital eficaz es comprender las necesidades de cada departamento de tu negocio a través de los flujos de trabajo en los que los miembros del equipo operan a diario. Nuestro marco adaptado de "Trabajos por Hacer" (Jobs To Be Done) es una forma sencilla de entender los procesos empresariales a profundidad para diseñar software de alta usabilidad.
En esencia, un trabajo es algo que un usuario está tratando de lograr. De verdad, es así de simple. En el contexto laboral, puede ser tan sencillo como una responsabilidad en una descripción de puesto o un paso de un proceso del equipo más grande, pero también puede ser algo menos tangible, como tratar de posicionarse para un ascenso o reducir el riesgo si algo sale mal. Para los fines del software empresarial, queremos que las contribuciones positivas y el éxito en las funciones de los empleados sean lo más fáciles y potenciados posible.
Cada trabajo tiene cinco atributos clave:
Contexto
Este primer atributo busca definir quién es el usuario que está tratando de lograr un trabajo y el entorno en que el usuario lleva a cabo el flujo de trabajo.
Preguntas de ejemplo:
- ¿El usuario es gerente o colaborador individual?
- ¿Cuáles son el cargo y las responsabilidades del usuario?
- ¿Cuáles son algunas limitaciones que experimenta el usuario?
- ¿Este flujo de trabajo se lleva a cabo en una ubicación, varias ubicaciones o en tránsito?
- ¿Se realiza el trabajo en un entorno ruidoso? ¿Un entorno oscuro? ¿En un lugar muy expuesto al sol, lo que podría causar reflejos en las pantallas?
Motivaciones
A continuación, buscamos comprender qué está motivando al usuario a completar la tarea, especialmente internamente. Este es un intento de responder a la pregunta "¿por qué?"
Preguntas de ejemplo:
- ¿Cuál es la motivación principal del usuario (cumplimiento de una responsabilidad laboral definida, deseo de dedicar más tiempo a un trabajo estratégico agradable en lugar de tareas repetitivas)?
- ¿Hay incentivos a la eficiencia (bonificaciones, comisiones, pago basado en la cantidad de producción)?
- ¿Hay riesgos que el usuario está tratando de evitar (riesgos de seguridad para los miembros del equipo, perder tiempo, tener que quedarse hasta tarde para completar un trabajo)?
Comportamientos
En esta área, buscamos comprender cómo están operando actualmente los miembros del equipo.
Preguntas de ejemplo:
- ¿Cuál es el proceso actual tal como se describe en los procedimientos operativos estándar?
- ¿El proceso del usuario se alinea con los procedimientos operativos estándar? ¿En qué se diferencia?
- ¿Qué soluciones alternativas ha desarrollado el usuario para completar la tarea?
- ¿Qué herramientas (sean software o no) está utilizando actualmente el empleado para completar la tarea?
- ¿Con quién más interactúa el usuario al completar la tarea?
Puntos de dolor
Estos son claves. No habría necesidad de una solución sin que algo obstaculizara actualmente los esfuerzos de su equipo para completar sus tareas de la mejor manera posible.
Preguntas de ejemplo:
- ¿Qué es frustrante del proceso actual?
- ¿Qué está causando la necesidad de soluciones alternativas?
- ¿Qué no pueden hacer los usuarios con los pasos, las líneas de comunicación y las herramientas de software actuales?
- ¿Dónde están los cuellos de botella?
- ¿Qué información falta para que los miembros del equipo tomen decisiones informadas o avancen en su trabajo?
Definición de éxito
Finalmente, cada trabajo debe tener un resultado deseado, por lo que debemos descubrir cuál es ese ideal. Otro concepto clave es que la mayoría de las veces en la transformación de procesos, no todo está roto, por lo que queremos entender qué funciona bien en el momento actual.
Preguntas de ejemplo:
- ¿Cómo se ve el éxito en esta tarea?
- ¿Cuál es el resultado ideal del usuario para este trabajo?
- ¿Hay KPIs específicos que el miembro del equipo está tratando de lograr?
- ¿Qué le gusta al usuario del proceso actual?
- ¿Qué está sirviendo actualmente a los objetivos del empleado (en cuanto a eficiencia, datos disponibles, funcionalidad para situaciones complejas)?
- ¿Qué no quiere perder el usuario al pasar a la nueva solución?
Con cualquiera de estas preguntas, recomiendo encarecidamente dejar espacio para hacer preguntas de seguimiento, profundizar en la investigación y descubrir los porqués detrás de las respuestas iniciales. Esto lleva a un descubrimiento más profundo y puede ayudar a identificar cuáles son los detalles verdaderamente importantes y cuáles pueden desecharse para completar la tarea de una mejor manera.
Definir lo que se necesita realmente para la transformación digital puede ser un proceso que lleva mucho tiempo, pero vale la pena el esfuerzo para que pueda maximizar su inversión con una alta adopción y datos que impulsarán la estrategia comercial y la innovación en los años venideros. En Trailmerge, nuestra experiencia en experiencia de usuario y estrategia de producto nos equipa de manera única para llevar a cabo el descubrimiento y la definición para ti, para que puedas entrar en nuevos proyectos con una mejor comprensión de las verdaderas necesidades y costos. Es por eso que ahora ofrecemos diferentes niveles de servicios de descubrimiento, adaptados al momento actual del proceso de transformación de tu empresa. ¡Nos encantaría ayudar!
